Penyelenggaraan sebuah pertemuan akbar bagi komunitas otomotif menuntut koordinasi yang sangat detail agar setiap agenda dapat berjalan dengan lancar dan memberikan kesan mendalam bagi para peserta. Sebagai salah satu provinsi dengan basis massa pecinta motor dan mobil yang sangat besar, Lampung bersiap menjadi tuan rumah bagi ribuan penggiat otomotif dari berbagai penjuru wilayah. Untuk memastikan kesiapan sarana dan prasarana di lokasi acara, diperlukan pembagian tanggung jawab yang jelas agar tidak terjadi tumpang tindih fungsi di lapangan. Fokus utama dalam pertemuan koordinasi kali ini adalah mengenai pembagian tugas panitia guna menjamin kenyamanan dan keamanan seluruh tamu yang hadir selama kegiatan berlangsung. Keberhasilan acara sangat bergantung pada persiapan matang yang dilakukan jauh-jauh hari oleh tim teknis dan tim kreatif. Melalui Rapat Besar yang melibatkan seluruh pengurus klub, diharapkan tercipta sinergi yang kuat untuk menyukseskan gelaran Jambore Daerah yang menjadi ajang silaturahmi terbesar bagi masyarakat otomotif di Bumi Ruwa Jurai pada tahun ini.
Agenda rapat besar ini mencakup pembahasan mengenai pemilihan lokasi yang mampu menampung kapasitas kendaraan dalam jumlah masif serta ketersediaan fasilitas pendukung seperti area berkemah, MCK, dan pusat kuliner lokal. IMI Lampung menyadari bahwa jambore bukan sekadar ajang pamer kendaraan, melainkan sarana untuk memperkuat persaudaraan antar-komunitas serta mempromosikan potensi wisata daerah kepada khalayak luas. Oleh karena itu, pengaturan alur masuk dan keluar kendaraan (traffic management) menjadi poin krusial yang dibahas secara mendalam untuk menghindari kemacetan di akses jalan utama menuju lokasi. Setiap pengurus klub diminta untuk mendata anggotanya secara akurat guna mempermudah panitia dalam mengatur zonasi parkir berdasarkan jenis kendaraan dan asal daerah masing-masing peserta yang akan memadati area acara.
Selain aspek teknis lokasi, rapat ini juga menyoroti pentingnya integrasi kegiatan bakti sosial di dalam rangkaian acara jambore. Komunitas otomotif ingin membuktikan bahwa mereka memiliki kepedulian yang tinggi terhadap kondisi sosial masyarakat sekitar. Program donasi buku, penanaman pohon, hingga pemberian santunan bagi warga kurang mampu menjadi bagian dari visi kegiatan yang humanis dan bermanfaat. Pendekatan ini bertujuan untuk menghapus stigma negatif terhadap komunitas otomotif dan menggantinya dengan citra positif sebagai organisasi yang aktif berkontribusi dalam pembangunan daerah. Sinergi dengan pemerintah daerah dan aparat kepolisian terus diperkuat agar aspek perizinan dan pengamanan selama acara berlangsung dapat berjalan sesuai dengan prosedur hukum yang berlaku di Indonesia.